Artículo 2- PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Gerardo Bautista Brazobán, MBA

    En la actualidad uno de los retos más preocupantes de las personas que administran es buscar la manera de gestionar mejor su tiempo.  He aquí algunas precisiones y orientaciones que les ayudarán con el manejo efectivo y eficaz de su tiempo:

a)     El tiempo es un recurso único. 

b)    Todos nosotros disponemos de la misma cantidad de tiempo: no se puede guardar o acumular para cuando se necesite, no lo podemos ordenar a nuestro antojo, no podemos decir cuándo debe fluir o cuándo debe detenerse. 

c)     Es, además, irrecuperable.  Estamos obligados a gastarlo a un ritmo de 60 segundos por minuto.

d)    Obtendremos mayores beneficios de la gestión de nuestro tiempo, como de cualquier otro tipo de gestión, si llevamos a cabo un análisis y una planificación previos. 

e)     Para comprender y aplicar los principios de gestión del tiempo, usted ha de saber no sólo emplear su tiempo, sino también qué circunstancias “le hacen perder el tiempo” y cuáles son las causas de las mismas. 

f)      Partiendo de esto, usted puede aprender a ser más efectivo y eficiente en su trabajo, y en su tiempo libre, mediante una mejor gestión de su tiempo.

g)     La gestión del tiempo es un proceso personal que se debe adaptar a su estilo de vida. 

h)    Se necesita una buena dosis de compromiso para, de ser necesario, cambiar hábitos que están muy arraigados en nuestra personalidad, pero sólo depende de usted escoger este camino y llegar hasta el final.

¿LO IMPORTANTE O LO URGENTE?

No sacrifiquemos nunca lo importante por lo urgente.  Porque lo importante siempre es urgente.  Pero lo urgente no necesariamente es importante.

¿QUÉ CONTROLA SU TIEMPO?

a)     El mejor modo de empezar a mejorar la gestión de su tiempo consiste en determinar en qué medida es usted quien controla el tiempo de que dispone. 

b)    No hay nadie que pueda controlar la totalidad del tiempo de todo un día: Siempre habrá algo o alguien que nos exigirá que le dediquemos algo de tiempo cuando, en realidad, nosotros querríamos dedicarlo a otros asuntos.  Sin embargo,  sí que todos tenemos cierto control sobre nuestro tiempo, y posiblemente más del que imaginamos.

c)     Una parte de nuestro tiempo (las horas de trabajo o las horas que pasamos en la universidad) están ya reguladas de antemano y han de emplearse en esas actividades. 

d)    Pero incluso en ese tiempo tan estructurado existe la posibilidad de elegir qué tareas o actividades queremos llevar a cabo y qué grado de prioridad vamos a darle a cada una de ellas.

e)     El control de su tiempo dependerá de qué opción escoja usted libremente en momentos como éstos.

TRES MANERAS DE EMPLEAR MEJOR EL TIEMPO

1.     Dejar de hacer las tareas o actividades menos prioritarias.

2.     Encontrar a alguien que haga parte de nuestro trabajo.

3.     Ser más eficiente en lo que tengamos que hacer.

BENEFICIOS DE EMPLEAR MEJOR EL TIEMPO

Cuando usted sea capaz de hacer un mejor uso de su tiempo, tendrá la oportunidad de llevar a cabo ciertas actividades a largo plazo que le proporcionarán un importante beneficio. 

Veamos algunas de ellas:

·        Planificar su carrera profesional.  Márquese un objetivo de cara al futuro y trace un plan para lograr lo que se propone.  Empléese de un modo proactivo, anticípese, coja las riendas de su propio futuro.

·        Leer.  Estar al día es cada vez más importante en el complejo mundo en que vivimos.  Disponer de más tiempo le permitirá leer materiales relacionados con su trabajo, estudiar o dedicarse a algún hobby que le plazca.

·        Comunicarse. El tiempo extra de que disponga le ayuda a mejorar y/o iniciar nuevas relaciones.

·        Relajarse. Es necesario que dedique cierto tiempo a relajarse.  Si no hace ciertos paréntesis en su labor cotidiana, su salud puede acabar por resentirse de ello… incluso puede que usted termine “explotando”.

·        Pensar. Gracias a la innovación tecnológica, los métodos de trabajo mejoran y aparecen nuevas oportunidades de hacer lo mismo de un modo más eficiente.  Tener más tiempo le permitirá elaborar estrategias y planes que le planteen nuevos y enriquecedores retos.

EL MEJOR MOMENTO

Cuando se trata de analizar cómo es su horario del día, no es una mala idea tener siempre presente su biorritmo.

Algunas personas se encuentran a pleno rendimiento por la mañana muy temprano; otras, por la tarde.

Siempre que le sea posible, trate de planificar su horario de forma que aproveche al máximo su “mejor momento”.

Ahora sí que tendrá control de su tiempo: lean el correo, responda las cartas y haga las llamadas después del almuerzo si su “momento fuerte” es por la mañana.

ESTABLECER PRIORIDADES

Cuando hay más oportunidades que recursos para afrontarlas todas una vez, hay que tomar decisiones.

Dado que el tiempo no se puede fabricar, es usted que debe decidir qué hacer y qué no hacer.

El proceso para establecer prioridades en el empleo del tiempo es doble:

1)    Hacer una lista de las cosas que es necesario hacer.

2)    Establecer prioridades en la propia lista.

Utilice el método ABC para establecer prioridades:

A)  “Lo que debo hacer”

B)   “Lo que debería hacer”

C)   “Lo que me resulta agradable hacer”

Las prioridades varían con el tiempo: lo que hoy está en B puede que mañana esté en A, simplemente porque una fecha límite importante se acerca.  Del mismo modo, lo que hoy está en A, puede que mañana pase a C, debido a que no se pudo realizar a su debido tiempo y/o a que las circunstancias cambiaron.

LA PÉRDIDA DE TIEMPO

Todos perdemos tiempo: se trata de un defecto humano.  El que dedicamos a relajarnos o a reducir tensión resulta útil. Pero hay ocasiones en que perder el tiempo nos frustra.

Las Pérdidas de tiempo tienen dos orígenes fundamentales:

1.     El entorno

2.     Usted mismo

La desorganización es una de las principales causas de las perdidas de tiempo.

Recuerde esta frase: “Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”.

CÓMO CONTROLAR SU MODO DE EMPLEAR EL TIEMPO

1.     Asignar responsabilidades (delegar), establecer prioridades y marcarse objetivos.

2.     Eliminar las actividades innecesarias o inapropiadas.

3.     Planificar cómo va a emplear su tiempo.  Hacer un horario (semanal y diario).

4.     Optimizar el tiempo según su momento de mayor energía.

5.     Eliminar o reducir al máximo las interrupciones y las distracciones.